CONTRAT DE SERVICES ADMINISTRATIFS WELLBYTES HSA

LE PRÉSENT CONTRAT prend effet à compter de la date à laquelle le client termine son inscription électronique sur l’application Wellbytes HSA.

ENTRE :

Wellbytes Inc., 215 Fort York Blvd, Toronto, ON M5V 4A2, Canada, +1 (888)-218-4549 (hereinafter called “Wellbytes”)

-et-

Nom de votre entreprise/société, tel que défini dans le formulaire d’inscription électronique Wellbytes HSA (ci-après dénommé « le promoteur du régime »).

ATTENDU QUE Wellbytes exerce des activités dans le domaine des services financiers et administratifs ;

ET ATTENDU QUE le promoteur du régime a établi un compte de dépenses de santé (le « régime ») pour ses employés, dont un résumé sera fourni par Wellbytes aux employés ;

ET ATTENDU QUE le promoteur du régime a accepté de verser à Wellbytes une cotisation annuelle initiale de 250,00 $, qui sera automatiquement ajustée à 350,00 $ si les demandes de remboursement dépassent 5 000 $, ce qui nécessitera un supplément de 100,00 $, et un ajustement supplémentaire à 500,00 $ si les demandes de remboursement dépassent 10 000 $ au cours de l’année d’adhésion, ce qui nécessiterait alors un supplément de 150,00 $.

PAR CONSÉQUENT, compte tenu des prémisses et des engagements et accords mutuels contenus dans les présentes, les parties conviennent de ce qui suit :

WELLBYTES S’ENGAGE À :

  • Fournir des services d’information en ligne au promoteur du régime concernant les exigences relatives à la mise en place du régime pour ses employés et leurs personnes à charge, et aider le promoteur du régime à mettre en œuvre le régime par voie électronique.
  • Administrer et gérer le régime par voie électronique de façon continue, y compris, mais sans s’y limiter :
    • Création de comptes pour les employés et les personnes à charge admissibles, conformément à l’autorisation du promoteur du régime
    • Traitement des demandes de remboursement des employés
    • Confirmation en ligne de la conformité des demandes de remboursement aux critères d’admissibilité au moyen de vérifications aléatoires
    • Surveillance du pool de demandes de remboursement afin de s’assurer que le plafond du compte n’est pas dépassé
    • Mise en place de procédures de reporting électronique pour les clients
  • Suivre les lignes directrices et les manuels de procédure établis par les lois provinciales respectives sur les renseignements médicaux et la loi fédérale
  • sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
  • Avoir droit à tous les intérêts générés par les fonds des comptes temporaires.
  • Ne pas être tenu responsable dans le cas où il aurait versé une prestation à laquelle un employé ou une personne à charge n’avait pas droit parce que le promoteur du régime n’avait pas mis à jour électroniquement son régime avec des informations exactes et en temps opportun d’une manière satisfaisante pour Wellbytes.
  • Se réserver le droit de modifier la cotisation annuelle à toute date anniversaire ultérieure, moyennant un préavis d’au moins 15 jours au promoteur du régime.

LE PROMOTEUR DU RÉGIME S’ENGAGE À :

  • Veiller à ce que le régime soit financé électroniquement de manière à remplir ses obligations envers le ou les employés, leurs personnes à charge et Wellbytes. Si le promoteur du régime ne finance pas le régime comme requis, Wellbytes n’est pas tenu de payer les demandes de remboursement présentées par le ou les employés et ne le fera pas.
  • Verser à Wellbytes les frais d’adhésion convenus le premier jour de chaque période de renouvellement, à moins que le promoteur du régime n’envoie à Wellbytes un avis électronique (courriel) à l’adresse contact@wellbytes.ca l’informant qu’il n’a pas l’intention de renouveler le présent accord. Cet avis doit être envoyé au moins 10 jours avant la fin de la période.
  • Mettre à jour immédiatement le régime par voie électronique lorsque des changements affectant l’admissibilité d’un employé et/ou de ses personnes à charge surviennent.
  • Autoriser Wellbytes à prélever les paiements sur le compte du promoteur du régime afin de régler les prestations admissibles aux employés dans le cadre du régime.
  • S’assurer que les employés soumettent toutes les demandes de remboursement engagées.

AUTRES CONDITIONS GÉNÉRALES :

  • Le présent contrat sera automatiquement renouvelé à chaque date anniversaire pour des périodes successives d’un an. Si le paiement du renouvellement n’est pas reçu dans les 30 jours suivant la date de renouvellement, le contrat sera résilié et aucune autre demande de remboursement ne sera traitée.
  • Le présent contrat, ainsi que le(s) formulaire(s) d’inscription électronique(s) à Wellbytes HSA, constituent l’intégralité du contrat.
  • Les parties aux présentes consentent et acceptent de communiquer entre elles par voie électronique. Les taxes fédérales et provinciales seront prélevées sur les frais, le cas échéant.
  • La résiliation du présent contrat entraîne la résiliation du régime.
  • En cas de résiliation du présent contrat, Wellbytes n’aura aucune obligation au titre du régime et n’aura aucune responsabilité de payer les demandes de remboursement engagées avant et y compris la date de résiliation.
  • Le promoteur du régime a le droit de résilier le régime dans les 10 jours suivant la date d’entrée en vigueur du contrat d’adhésion initial. À condition qu’aucune demande de remboursement n’ait été faite dans le cadre du régime, Wellbytes s’engage à rembourser les frais d’adhésion payés par le promoteur du régime. Wellbytes n’est pas responsable du remboursement des frais de tiers.
  • Les paiements et les transferts d’argent peuvent être soumis à des frais de transfert, des frais de conversion de devises ou d’autres frais bancaires déterminés par les institutions financières respectives. Ces frais sont imposés par les banques ou les prestataires de services de paiement et sont indépendants de notre volonté. Pour toute question concernant les frais bancaires liés aux transactions avec Wellbytes, veuillez contacter votre institution financière.

DISPOSITIONS RELATIVES À LA COUVERTURE EXCÉDENTAIRE (AUGMENTATION DU NIVEAU DE PRESTATIONS) :

  • Si les frais médicaux d’un employé dépassent le montant prévu dans son régime HSA Basic, il peut être admissible à un remboursement des frais excédentaires. La couverture excédentaire est destinée uniquement aux frais médicaux exceptionnellement élevés. Contactez Wellbytes Inc. pour obtenir des détails sur le remboursement ; des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. Le paiement des frais supplémentaires doit être effectué avant de présenter une demande de remboursement des frais excédentaires.